Как составить штатное расписание

Часто малые предприятия и индивидуальные предприниматели не составляют на бумажном носителе и, соответственно, не утверждают штатное расписание, считая его совершенно лишним из архаичного советского прошлого. Думаем, в этом есть доля истины, однако составлять штатное расписание нужно в любом случае. Помимо требований закона, есть еще и практическая польза от этого документа.

Штатное расписания становится исключительно важным, когда нужно доказать, что в организации не было свободных вакансий при проведении сокращения. Приведем также случай из нашей практики с одним из клиентов.

Одна организация искала замену начальнику подразделения, который собирался уходить на пенсию и предупредил о своем увольнении. Было размещено объявление об освобождающейся вакансии в сети интернет.

На объявление откликнулась женщина. Ее опыт работы и образование подходили под описание вакансии. Но что-то было с ней не так, и руководитель не захотел брать ее на работу. Ей отказали без объяснения причин (она их и не потребовала). Через некоторое время в организацию пришла повестка в суд: соискатель подал исковое заявление о признании незаконным отказа в приеме на работу и об обязании заключить с ней трудовой договор.  

В штатном расписании организации имелась только одна штатная единица (ставка), и она, на момент обращения женщины, уже была занята тем самым руководителем, которому искали замену. Таким образом, это стало решающим аргументом в пользу компании в этом судебном противостоянии.

• Штатное расписание является обязательным документом для юридических лиц и для индивидуальных предпринимателей (если последние используют наемный труд). Об этом сказано в части первой статьи 15 и части второй статьи 57 Трудового кодекса.
• За отсутствие штатного расписания организация может быть привлечена к ответственности по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ, а за повторное нарушение - по части 2 статьи 5.27 КоАП РФ. Для индивидуальных предпринимателей штраф составляет 5000 рублей, для юридических лиц – до 50000 рублей.

Как же составить штатное расписание?

Порядок составления штатного расписания в действующем законодательстве не определен. Как правило, штатное расписание содержит (Письмо Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1):

• перечень структурных подразделений;
• перечень должностей;
• сведения о количестве штатных единиц;
• сведения о должностных окладах и надбавках;
• сведения о месячном фонде заработной платы.

Исходя из своих потребностей, организация может самостоятельно разработать необходимую ей форму штатного расписания (Письма Роструда от 09.01.2013 № 2-ТЗ, от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1, от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).

Кроме того, все необходимые данные содержит унифицированная форма Т-3, предусмотренная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Например, наш кадровый специалист пользуется именно ей: для чего изобретать велосипед?

Штатное расписание - это локальный нормативный акт, поэтому организация должна издать приказ об утверждении штатного расписания. Изменения в штатное расписание так же вносятся приказом.

ВАЖНЫЕ НЮАНСЫ!

1. Составляя штатное расписание, обязательно нужно учесть принцип «за равный труд - равноценная оплата труда» (статья 22 ТК РФ).
2. В некоторых случаях название должности должно соответствовать наименованию, указанному в Профессиональном стандарте или в Едином квалификационном справочнике (ЕКС).
3. В отношении должностных окладов указывается конкретный размер по каждой должности. Если же должность предполагает сдельную оплату труда, тогда в графе «оклад» не указывается ничего, а в примечаниях необходимо написать «оплата труда сдельная» со ссылкой на документ, согласно которому рассчитывается такая оплата труда.
4. Надбавки к должностному окладу прописываются в зависимости от установленной в организации системы оплаты труда, но только те, которые идут по должности. Персональные же надбавки работников фиксируются в трудовом договоре.

Например, надбавка «За работу в ночное время», установленная всем работникам определенной должности, указывается в штатном расписании в графе «Надбавки». Надбавка «За выслугу лет» указывается в трудовом договоре со ссылкой на документ, определяющий условия и размер установления надбавки.

• Нужно учитывать, что штатное расписание – важный документ, который обязательно затребует при проверке и государственная инспекция по труду, и налоговая инспекция, и социальный фонд.
• Мы проводим кадровый аудит в организации, выявляем «слабые» места, восполняем пробелы, разрабатываем все необходимые документы, готовим компанию к проверкам в этой части.