Аккредитация представительств и филиалов иностранных компаний

Иностранная компания не может просто снять офис в Москве, повесить табличку и начать работать. Сначала нужно пройти аккредитацию — внести представительство или филиал в государственный реестр, который ведёт ФНС России (в Москве документы подаются в Межрайонную ИФНС России № 47). Без этой записи у вас не будет ни ИНН, ни расчётного счёта, ни права нанимать сотрудников, ни даже возможности официально арендовать помещение от имени головной компании.

Процедура выглядит простой: собрать документы, оплатить госпошлину, подать заявление. На практике это один из самых капризных регистрационных процессов в России: налоговая проверяет каждую запятую в переводе, каждую печать на апостиле и каждую формулировку в доверенности. Компания «Право и слово» более 20 лет занимается документами иностранных компаний, входит в экспертные юридические рейтинги и собрала сотни отзывов на Яндексе и в Google. Аккредитация филиалов и представительств для нас не «одна из услуг», а профильная специализация.

Почему отказ в аккредитации — это очень дорого

Чаще всего налоговая отказывает по трём причинам: документы оформлены не по требованиям (устарели, не легализованы, без нотариального перевода), сведения в разных документах противоречат друг другу (в выписке одно написание названия, в решении — другое, в доверенности — третье), либо выбрана неправильная форма присутствия — например, компания аккредитует представительство, а планирует продавать товары. Все три причины устраняются ещё до подачи, если документы готовит человек, который делал это не два раза, а две сотни.

Представительство или филиал: что выбрать

Это первый вопрос, на который нужно ответить до того, как головная компания примет решение о создании подразделения. Исправить выбор потом можно только через закрытие и новую аккредитацию — с новой госпошлиной.

Представительство представляет интересы головной компании и защищает их: ищет партнёров, ведёт переговоры, проводит маркетинг, участвует в выставках, нанимает персонал. Самостоятельно заключать коммерческие сделки и получать выручку оно не должно.

Филиал выполняет все функции головной компании или их часть, в том числе коммерческие: продаёт, оказывает услуги, выполняет работы, заключает договоры от имени иностранного юридического лица. Соответственно, у филиала более серьёзная налоговая отчётность.

Если сомневаетесь, какая форма подходит под вашу модель бизнеса, — консультация по этому вопросу у нас бесплатная. Подробный разбор отличий, налоговых последствий и типичных ошибок при выборе формы — в материале «Аккредитация иностранных компаний в России».

Какие документы нужны для аккредитации

Для внесения представительства или филиала иностранного юридического лица в реестр в налоговый орган подаются:

• учредительные документы иностранного юридического лица (устав, учредительный договор или их аналоги);
• выписка из торгового реестра страны регистрации или другой документ, подтверждающий юридический статус компании;
• справка о присвоении кода налогоплательщика (или его аналога) в стране регистрации;
• решение уполномоченного органа иностранной компании о создании представительства (филиала) на территории РФ;
• положение о представительстве (филиале);
• доверенность о наделении главы представительства (филиала) необходимыми полномочиями;
• заявление об аккредитации по форме № 15АФП с заверением в Торгово-промышленной палате РФ сведений о численности иностранных работников;
• документ об уплате госпошлины.

Легализацию, перевод и нотариальное заверение мы делаем сами, в одном офисе. Это не просто удобно: когда юрист и переводчик работают над одним комплектом вместе, в документах не появляется разночтений в названиях, именах директоров и адресах — а именно за них налоговая цепляется в первую очередь.

Как проходит аккредитация: пошагово

1. Бесплатная консультация и анализ документов. Смотрим учредительные документы головной компании, определяем форму присутствия, составляем список того, что нужно получить в стране регистрации и как это легализовать.
2. Подготовка проектов документов. Готовим решение о создании подразделения, положение о представительстве (филиале), доверенность на главу, заявление 15АФП. Даём образцы, чтобы головной офис не изобретал формулировки заново.
3. Легализация, перевод, нотариус. Переводим, проверяем переводы юристами, сопровождаем нотариальное заверение переводов и копий.
4. Заверение в ТПП РФ сведений о численности иностранных работников.
5. Оплата госпошлины и подача комплекта в Межрайонную ИФНС России № 47 по г. Москве.
6. Получение документов об аккредитации и постановке на налоговый учёт.

Срок рассмотрения документов в налоговой — около 15 рабочих дней. Весь проект под ключ, с учётом подготовки и перевода документов, занимает от 20 рабочих дней. Личное присутствие представителей головной компании в России не требуется: работаем по доверенности, оригиналы отправляем курьером в любую страну.

Что вы получаете по итогам работы

• информационный лист о внесении записи в государственный реестр аккредитованных филиалов и представительств иностранных юридических лиц (РАФП);
• свидетельство о постановке иностранной организации на учёт в налоговом органе с присвоением ИНН и КПП;
• документы, подтверждающие аккредитацию, с которыми можно открывать расчётный счёт, заключать договор аренды и оформлять сотрудников.

Сколько стоит аккредитация представительства или филиала

• консультация по вопросам аккредитации — бесплатно;
• юридическое сопровождение аккредитации представительства (филиала) под ключ — 75 000 руб.;
• проверка готового комплекта документов перед подачей — 25 000 руб.;
• внесение изменений в сведения реестра (смена главы, адреса, видов деятельности) — 45 000 руб.;
• прекращение аккредитации (закрытие представительства или филиала) — 60 000 руб.;
• срочная аккредитация — по запросу.

Госпошлина 120 000 руб., тарифы ТПП РФ, перевод документов, нотариальное заверение переводов и копий в стоимость услуг не входят и оплачиваются отдельно. Для участников юридических форумов действуют специальные цены.

Нужно ли продлевать аккредитацию

Нет. С 2015 года аккредитация представительств и филиалов иностранных компаний бессрочная. Раньше её выдавали на 1–5 лет и нужно было заранее подавать документы на продление — как устроен был этот процесс, можно посмотреть в нашей статье о продлении срока аккредитации. Сейчас вместо продления есть другая обязанность: своевременно сообщать в налоговую об изменениях.

Если же бизнес в России решено свернуть, подразделение нужно корректно исключить из реестра и снять с налогового учёта — просто «забыть» про него не получится. Процедура описана на странице «Закрытие представительства (филиала)».

С какими странами мы работаем

Мы помогали пройти аккредитацию представительствам и филиалам компаний из Австрии, Белоруссии, Болгарии, Британских Виргинских островов, Великобритании, Венгрии, Германии, Грузии, Индии, Италии, Казахстана, КНР, Латвии, Ливана, Литвы, Люксембурга, Панамы, Польши, Сингапура, Сейшельских Островов, США, Турции, Украины, Франции, Черногории, Швейцарии и Эстонии.

В последние годы заметно вырос поток запросов из Азии и Африки — у этих юрисдикций своя специфика легализации и перевода документов, поэтому мы вынесли их в отдельные материалы: аккредитация азиатских компаний в России и аккредитация представительств и филиалов африканских компаний. Если вашей страны нет в списке — это не повод для беспокойства, а повод для нашего профессионального любопытства: присылайте документы, разберёмся.

Почему «Право и слово»

• Более 20 лет работаем с иностранными компаниями и их документами по принципу «одного окна»: юристы, переводчики, нотариальное заверение и бухгалтерия в одном месте.
• Входим в экспертные рейтинги юридических компаний; у нас много отзывов на Яндексе и в Google — можно почитать, как проходят реальные проекты.
• Над документами работает известная команда юристов и переводчиков — познакомиться с ней можно на странице о компании.
• Переводы проверяют юристы, а переводчики понимают юридический смысл документов. Поэтому в наших комплектах нет расхождений в терминологии и именах собственных.
• Если в законодательстве о представительствах и филиалах есть пробел или положение сформулировано невнятно, мы составляем запрос или жалобу в соответствующий орган и добиваемся разъяснений. При существенном нарушении прав клиента готовы отстаивать их в суде за минимальное вознаграждение — мы искренне считаем, что законодательная несправедливость должна устраняться.