Срочный апостиль на документы

Билеты куплены, работодатель или вуз за границей ждёт бумаги, а на документах нет главного — штампа «Апостиль». Знакомая всем, кто хоть раз собирал документы «на выезд», ситуация: срок горит, а госорган работает в режиме «5 рабочих дней и не раньше». Мы ставим апостиль в срочном режиме — в МВД, Архиве ЗАГС г. Москвы и Управлении юстиции по Московской области — за 1 рабочий день и в день готовности отправляем к вам курьера.

Компания «Право и слово» больше 20 лет занимается легализацией, письменными переводами и сбором документов для использования за рубежом. Очереди, заявления, общение с чиновниками и «а у вас тут запятая не там» — это наша работа, а не ваша головная боль.

Что такое апостиль и почему без него ваш диплом за границей — просто красивая бумажка

Апостиль — самая распространённая форма легализации документов. Это прямоугольный штамп строго установленной формы с заголовком APOSTILLE (Convention de la Haye du 5 octobre 1961). Он подтверждает подлинность подписи и печати должностного лица, выдавшего документ. Содержание документа апостиль не проверяет и не гарантирует — только то, что подписал его реальный чиновник, а не сосед по подъезду.

Ставится один раз и признаётся во всех странах — участницах Гаагской конвенции 1961 года. Срока действия у апостиля нет: истечь может только сам документ (например, справка об отсутствии судимости). Если документ будет использоваться только в России, апостиль не нужен вовсе.

Апостиль или консульская легализация: в чём разница и почему одно занимает день, а другое — месяц

До Гаагской конвенции существовала только консульская легализация — и она никуда не делась для стран, которые Конвенцию не подписали. В России это шесть этапов:

• нотариальная копия документа;
• перевод на язык страны назначения;
• нотариальное удостоверение перевода;
• отметка Министерства юстиции;
• отметка Министерства иностранных дел;
• отметка консульства страны назначения.

Занимает это около месяца, и для каждой новой страны цирк повторяется с начала. Апостиль — один штамп, один раз, для всех стран Конвенции сразу.

Какие страны принимают апостиль (список пополняется — проверяйте перед подачей)

Россия, США, практически вся Европа, Великобритания, Австралия, Новая Зеландия, Япония, Индия, Израиль, большая часть Латинской Америки (Аргентина, Бразилия, Мексика, Чили, Перу, Уругвай и др.). Из бывших республик СССР — все, кроме Туркменистана. За последние годы к Конвенции присоединились Китай, Канада, Саудовская Аравия, Индонезия и Пакистан. По-прежнему требуют консульскую легализацию, например, ОАЭ, Египет, Вьетнам, Таиланд и большинство стран Африки.

Кто ставит апостиль в России: четыре ведомства и четыре разных правила

Управление юстиции — судебные и нотариальные документы

Решения и определения судов (только вступившие в законную силу — со штампом), нотариальные согласия на выезд ребёнка, согласия супруга на сделку, доверенности, брачные договоры, соглашения об алиментах и разделе имущества. Апостиль здесь ставят и на оригиналы, и на нотариальные копии. Именно через Минюст апостилируются нотариальные копии дипломов, свидетельств ЗАГС и других документов.

Как выглядит нотариальный документ с апостилем, смотрите по ссылке, а сам штамп Минюста — здесь.

Рособрнадзор (в Москве — Департамент образования) — документы об образовании

Аттестаты, дипломы о среднем специальном и высшем образовании с приложениями, дипломы кандидата и доктора наук — выданные в РФ и в РСФСР в период СССР. Только оригиналы. Дипломы негосударственных вузов тоже апостилируются, если вуз имеет госаккредитацию и выдаёт дипломы установленного образца.

Образец апостиля Министерства образования — по ссылке.

Архив ЗАГС — свидетельства и справки о регистрации актов гражданского состояния

Свидетельства о рождении, браке, расторжении брака, смерти, перемене имени, установлении отцовства, усыновлении, а также справки по установленной форме. Чаще всего заказывают справку по форме 35 — извещение об отсутствии записи акта, которое подтверждает, что вы не состоите в браке, если планируете жениться или выйти замуж за границей. Только оригиналы; на нотариальную копию — через Минюст.

Посмотрите, как выглядят свидетельство ЗАГС и апостиль на нём, а также справка ЗАГС и апостиль на справке.

МВД — справки о наличии (отсутствии) судимости

Апостиль на оригиналы справок, выданных информационными центрами МВД. Самый частый документ для рабочей визы, ВНЖ и гражданства. Заказать саму справку и апостиль на неё можно у нас «под ключ» — см. справка об отсутствии судимости.

Образец справки об отсутствии судимости и апостиля МВД.

Сроки, госпошлина и доверенность: сводный список без воды

• Управление юстиции – судебные и нотариальные документы. Апостиль проставляется только в регионе, где выдан/оформлен документ. Стандартный срок: 4–5 рабочих дней. Доверенность не нужна.
• Рособрнадзор – документы об образовании. Апостиль проставляется в регионе выдачи, а также в Департаменте образования Москвы. Стандартный срок: до 45 дней. Нужна нотариальная доверенность.
• Архив ЗАГС – свидетельства, справки, извещения. Апостиль проставляется только в регионе, где выдан документ. Стандартный срок: 1–5 рабочих дней. Доверенность не нужна.
• МВД – справки о судимости. Апостиль проставляется в регионе выдачи, а также в ГУ МВД по Москве. Стандартный срок: 3–5 рабочих дней. Доверенность не нужна.

Госпошлина одинакова во всех ведомствах — 2500 рублей за каждый документ. Платится она за рассмотрение заявления, поэтому при отказе не возвращается. Ещё один аргумент проверить документ до подачи, а не после.

Почему отказывают в апостиле и как не потерять документ вместе с пошлиной

Апостиль ставится не автоматически. Ведомство сличает подпись и печать с образцами, а если образцов нет — запрашивает их у организации, выдавшей документ. Отказ практически гарантирован, если:

• документ выдан коммерческой организацией: банком, страховой, компанией — на счета, инвойсы, договоры в простой письменной форме, акты и расписки апостиль не ставят;
• документ выдан медицинской организацией, управой, префектурой, районным отделом полиции, таможней или погранслужбой;
• нет даты, печати или подписи должностного лица, документ не прошит;
• есть неоговорённые исправления, опечатки, плохо читаемый текст, надрывы, пятна, скотч;
• бланк диплома неустановленной формы или заполнен с ошибками — самая частая причина отказа по образовательным документам.

Образец уведомления об отказе в проставлении апостиля посмотрите по ссылке, вторая страница уведомления — здесь.

Владелец диплома за границей: как оформить доверенность, которую примут в России с первого раза

По Гаагской конвенции сдать документы на апостиль может любой человек без доверенности. Исключение в России одно — образовательные документы: для них нужна нотариальная или консульская доверенность от владельца. Если владельцу аттестата от 14 до 18 лет, к нотариусу приходят он сам и один из родителей с паспортами и свидетельством о рождении — нотариус удостоверяет подписи обоих.

Если владелец находится за рубежом, вариантов два.

• Консульство РФ. Доверенность сразу на русском языке, легализация не нужна, сбор невысокий. Минусы: запись за месяц-два (Италия и Испания — характерный пример) и консульства только в столицах и крупных городах.
• Местный нотариус. Попасть можно за считанные дни, нотариус есть в любом городке. Минусы: тариф заметно выше, доверенность на иностранном языке, потребуется апостиль на неё в стране оформления и нотариальный перевод в России.

Алгоритм простой: определяете представителя в России → получаете у него образец доверенности → оформляете её в консульстве (по записи) или у местного нотариуса (с переводом образца на местный язык) → при нотариальном варианте ставите апостиль в стране оформления (сами нотариусы апостиль не ставят ни в одной стране мира) → отправляете доверенность в Россию → представитель делает нотариальный перевод и подаёт документы.

На какие документы вообще можно поставить апостиль

На оригиналы документов, выданных государственными органами или оформленных нотариально, и на их нотариальные копии. Не с каждого документа нотариус согласится снять копию, но нотариусы действуют по своему усмотрению: отказ в одной конторе не означает отказ во всех. Мы знаем, к кому идти.