Что важно знать про аккредитацию иностранных компаний, чтобы не получить отказ
Как мы знаем, иностранная компания, желающая осуществлять деятельность на территории России, должна пройти процедуру аккредитации. При первичной консультации мы ориентируем клиента не только на общий список документов, но и акцентируем его внимание на особенностях оформления документов именно в его государстве. Мы много работаем в сфере аккредитации с 2015 года (то есть с момента введения процедуры аккредитации через налоговую инспекцию), поэтому хорошо знаем нюансы оформления документов в наиболее популярных странах.
Итак, на что нужно обратить внимание в первую очередь?
- На сроки выдачи или оформления документов.Срок выдачи документов должен быть не более двенадцати месяцев на дату подачи документов. Дата выдачи – это дата на оригинале документа или дата заверения копии уполномоченным официальным органом, но не дата оформления перевода или проставления апостиля!
- На наличие либо отсутствие справки, подтверждающий код налогоплательщика. Несмотря на то, что информация о налоговом номере имеется в выписке из реестра, для целей аккредитации требуется предоставлять отдельный документ, подтверждающий такой номер. Если в стране инкорпорации не предусмотрена выдача подобных документов, то достаточно будет приложить официальный ответ уполномоченного органа вашей страны на запрос о налоговом номере компании.
- На правильность оформления документов.
Приведем пример. В США нотариус вправе заверить любой документ, при этом во многих штатах нотариусам запрещено удостоверять копии документов. Таким образом, американский нотариус удостоверяют документ, проставляя свои штамп и печать, без какой-либо удостоверительной надписи. Просто проставляет штамп и печать и подписывает документ. Что таким образом он удостоверяет? Сложно сказать, мы до сих пор не знаем. Но мы точно знаем, как должен быть оформлен документ для целей аккредитации представительства или филиала в России. Поэтому требуйте от американцев правильного оформления: если удостоверяется подпись должностного лица, то должна быть соответствующая фраза нотариуса об этом, если же заверяется копия документа, то нотариус должен указать, что удостоверяется именно подлинность копии с оригинала документа.
Так же важно, чтобы документы быть подписаны уполномоченным лицом – фактически или электронно. Только после этого документ может быть апостилирован в оригинале либо в нотариальной копии. Если же мы говорим про страны, не подписавшие Гаагскую конвенцию (например, КНР, Канада, ОАЭ, Индонезия и т.д.), то в этом случае легализация представляет собой последовательное проставление отметок и подписание документа уполномоченным органом или нотариусом. Далее сотрудник МИДа подтверждает подписи указанных лиц, а потом уже консул РФ подтверждает подпись сотрудника МИДа.
В некоторых случаях имеет смысл обращать внимание не только на оформление, но и на содержание документов. По своей практике можем отметить ряд юрисдикций, документы которых изобилуют ошибками. К ним относятся Китай, Бангладеш, и, как ни странно, Белоруссия. Неправильно считать, что ошибки в документах иностранной стороны не должны касаться инспектора Межрайонной ИФНС России № 47 по г. Москве. Любые ошибки, содержащиеся в документах, трактуются налоговиками как недостоверность сведений.
На что нужно обратить внимание для того, чтобы избежать отказа в аккредитации?
На нестандартные способы оформления документов. Нестандартные – то есть необычные именно для нашей страны. Например, во многих странах агенты компаний оформляют учредительные документы, выдают копии документов либо сертификаты на компанию, содержащие полную информацию. Такие агенты представляют собой компании, имеющие соответствующие лицензии на ведение подобной деятельности. Российское корпоративное право не знает такого института как «агент компании» и, соответственно, налоговые органы не понимают (и не хотят понимать) правовой статус таких агентов в жизни компаний. Регистрационного агента имеют, как правило, офшорные компании из Белиза, БВО, Панамы и т.п. Документы, выданные от имени зарегистрированного агента, не являются в РФ надлежаще оформленными, так как агент не является официальным органом, с точки зрения нашего законодательства.
Такие документы, как certificate of good standing (справка о состоянии юридического лица) или certificate of incumbency (справка о полномочиях должностных лиц) могут быть приложены к комплекту документов в качестве дополнительных, но они не могут являться основными документами, подтверждающими статус компании. Очень своеобразно заверяются документы в Японии. Во-первых, удостоверять документы компаний можно только у нотариуса того нотариального округа, в котором зарегистрирована компания. Во-вторых, должностные лица компаний имеют персональные сертифицированные печати.
Таким образом, при удостоверении подлинности подписи на документе клиенту достаточно предъявить нотариусу сертификат печати, по которому нотариус и подтверждает подлинность печати. В Японии допускается удостоверение подлинности подписи при личном посещении нотариуса заявителем, при предъявлении заявителем уже подписанного им документа и сертификата печати, а также через представителя (агента), когда представитель предъявляет нотариусу подписанный или скрепленный личной печатью документ и клятвенно подтверждает, что данная подпись или печать принадлежит директору компании.
Этот вариант достаточно часто применяется в Японии, особенно в случаях, когда руководитель юридического лица не может явиться к нотариусу лично. Тогда его представитель подтверждает от имени руководителя юридического лица, что подпись на документе принадлежит руководителю. При этом представитель должен иметь при себе доверенность и сертификат зарегистрированной печати представляемого.
